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一个人与一座城池

        每个人心里,都有自己的王国,也许是一种理想的追求,也许是一场现实的料理。在管理领域流传着《卓越的管理者》这样一本“老套”的书,但在阅读一段经历半个多世纪风雨的人生之后,我们可以发现,有一些人,做着非常难能可贵的事情,这并不需要太高深的“管理”理念去为其定义与总结。在他们的眼中,日复一日地做好自己手头上的工作,心中坚定一个信念义无反顾,那么,她的王国,哪怕只是一间不大的档案室,也显得可以与国王的浩浩城池相媲美。
2009,711,29694
  2009年,我公司建立了会计档案移交清册四本,711页,共29694册。这是日积月累、水滴石穿带来的喜人成果。而堂皇的数字背后,是一段非常艰苦的过程。
  随着公司的不断壮大,兼并、重组等发展举措相继实施,原本规范的档案管理体系逐渐不相匹配,需要升级。
  2000年,已退休的文姨被公司返聘,先后在审计部和企管法律部任职。工作中,常常需要进行原始资料的取证,查阅时遇到很多困难,意识到财务档案管理升级的紧迫性和重要性。于是,从2008年开始,为了防范潜在的风险,文姨决定着手理顺公司庞大的财务档案管理体系,提出了“集中、规范进行档案管理”的设想,并在公司领导和财务部的支持下,制定了多项制度和标准,在不影响本职工作的前提下,带领各分子公司财务部门开始了空前浩繁的财务档案清理工作。
  2008年,在股份公司9楼,文姨带领几名年轻的财务人员,开始了为期1年的档案清理工作。首先通过逐本翻阅,确定是否有保留的价值——这个价值的拿捏,是以文姨多年的工作经验和过硬的专业水平为基础的。决定取舍后,大家还要一本本根据内容命名,登记工作底稿,再由工作底稿到电子版的录制、复核,最后决定置位。文姨就是这样一步一个脚印,带领大家齐心协力,让2万9千余册会计档案有了一个亮堂、整齐的家。
  尽管档案管理工作十分琐碎,但文姨整理的思路却非常清晰。一开始,文姨首先着手完善档案管理制度,进行制度的升级,然后在清理过程中严格按照制度执行,并设计了模版,按模版登记造册。从最初的一本本筛选、整理、分类、登记,到后来的建立、汇总、分户台账,环环相扣,确保账账相符。例如,建立一册会计档案管理资料,文姨会写清其中的缺失明细表、未归还档案明细表、档案销毁清册审批表等,也分好单位编制,注明缺失原因或是责任人。通过文姨和公司财务人员的共同努力,公司的会计档案管理已符合企业内部控制的标准,完善了制度、设立了台帐、实现了“档案移交清册”及“档案分类定置管理”。
  会计档案管理台帐的建立,为及时了解档案室现存各类档案册数和总册数提供了很好的平台;分户台帐的设立,则使本市各分公司档案统一集中在总部管理,保证了档案的安全完整。另外,文姨通过设计模版,使会计档案的操作流程更加明晰,存放归属各就其位,使全公司会计档案管理工作上了一个新台阶。
  这些说起来都庞大的工程,文姨却做得非常认真、仔细,仿佛一座城池的每一砖每一瓦,都建设得井然有序。这也许不是仅靠专业知识就能实现的,而需要多一分耐心、多一分细心,更多一分奉献精神。
有心人,目录树,未来用
  不积小流无以成江海,不积跬步无以至千里,每一个人都应该在工作的过程中当一个有心人,对自己经手的档案及时装订、整理。
  也许有人要问,为什么要花那么大力气整理那些看似“过时”的资料呢?
  档案首先是公司具有保存价值的珍贵原始凭证,对它进行管理,可以达到提高效率、健全体系,为企业资产安全提供保障,达到“养兵千日,用兵一时”的效果。通过保存原始凭证,公司的事件具有可追溯性,有利于保护公司的合法权益。
  其次,把档案整理好,让查询的人能直观地从电子文档上看到位置少走弯路,仿佛一张企业信息的地图,给任何一个寻找资料的人指了一条便捷高效之路。
  记得有一次,因外部事务需要查找长圣公司的历史资料。但是,由于长圣公司已经注销,而参与事务处理的工作人员都没有经历过当年长圣公司的事件,手头上交接下来的资料翻了个遍也一无所获。
  正当众人一筹莫展之际,行政中心的档案管理员彭静仿佛一大救星般在建立好的目录树里一搜,“刷刷刷”,不用几分钟就通过目录在档案室里找到了当年相关的文件,一件重要的事情也因此有了非常大的进展。这也是我公司档案管理团队的成果之一——建立了档案查询目录树。
  再者,一直对产品质量严格要求的我们,也应该对档案——公司的后台进行严格管理,这也有助于树立我们品牌的良好形象。
  每个人在寻找东西的时候常常会暗下决心:下次,我一定要好好整理自己手头的文件。在办公自动化的今天,文档的整理依旧尤为重要。而档案管理是需要每一个人每一个部门积极配合的一项工作。每一个人都应当是一个有心人,从点滴做起,严格要求;每一个部门也应当指派一个责任人,作为衔接的纽带,不仅及时地收集重要的资料和工作经验,还要在遗漏或特殊情况发生时,及时立卷和归档,尽量减少文档的流失,保证公司有价值的文件资料得到沉淀和保存。那么,每到年底,每个部门就应该根据我公司《档案管理制度》严格执行,把档案装订整齐,也把清册和编号填写完整,以便所有档案都能及时、规范入库。
  其实,无论是公司的会计档案还是行政档案,抑或是各部门自己管理的档案,都是传承性很强的工作,涉及到一种体系的延续和精神的传递。超级航母的打造与运行都离不开螺丝钉,任何一个螺丝钉的生锈都可能造成庞大机器的停运和不尽的损失。而作为千万个螺丝钉中一员的档案管理,也应该有人将它“细心擦拭”、“仔细旋紧”,让航母能顺利起航。
  如果有时候,我们觉得档案管理工作做起来相当繁琐,想偷懒或者放弃,就去看看公司整齐、明亮的档案室吧——堆积如山的资料能被他人整理得如此规范,那么,我们手头上的一些资料,还不能做好吗?
 
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一个人与一座城池

九芝堂 2010-3-2 15:36:17
        每个人心里,都有自己的王国,也许是一种理想的追求,也许是一场现实的料理。在管理领域流传着《卓越的管理者》这样一本“老套”的书,但在阅读一段经历半个多世纪风雨的人生之后,我们可以发现,有一些人,做着非常难能可贵的事情,这并不需要太高深的“管理”理念去为其定义与总结。在他们的眼中,日复一日地做好自己手头上的工作,心中坚定一个信念义无反顾,那么,她的王国,哪怕只是一间不大的档案室,也显得可以与国王的浩浩城池相媲美。
2009,711,29694
  2009年,我公司建立了会计档案移交清册四本,711页,共29694册。这是日积月累、水滴石穿带来的喜人成果。而堂皇的数字背后,是一段非常艰苦的过程。
  随着公司的不断壮大,兼并、重组等发展举措相继实施,原本规范的档案管理体系逐渐不相匹配,需要升级。
  2000年,已退休的文姨被公司返聘,先后在审计部和企管法律部任职。工作中,常常需要进行原始资料的取证,查阅时遇到很多困难,意识到财务档案管理升级的紧迫性和重要性。于是,从2008年开始,为了防范潜在的风险,文姨决定着手理顺公司庞大的财务档案管理体系,提出了“集中、规范进行档案管理”的设想,并在公司领导和财务部的支持下,制定了多项制度和标准,在不影响本职工作的前提下,带领各分子公司财务部门开始了空前浩繁的财务档案清理工作。
  2008年,在股份公司9楼,文姨带领几名年轻的财务人员,开始了为期1年的档案清理工作。首先通过逐本翻阅,确定是否有保留的价值——这个价值的拿捏,是以文姨多年的工作经验和过硬的专业水平为基础的。决定取舍后,大家还要一本本根据内容命名,登记工作底稿,再由工作底稿到电子版的录制、复核,最后决定置位。文姨就是这样一步一个脚印,带领大家齐心协力,让2万9千余册会计档案有了一个亮堂、整齐的家。
  尽管档案管理工作十分琐碎,但文姨整理的思路却非常清晰。一开始,文姨首先着手完善档案管理制度,进行制度的升级,然后在清理过程中严格按照制度执行,并设计了模版,按模版登记造册。从最初的一本本筛选、整理、分类、登记,到后来的建立、汇总、分户台账,环环相扣,确保账账相符。例如,建立一册会计档案管理资料,文姨会写清其中的缺失明细表、未归还档案明细表、档案销毁清册审批表等,也分好单位编制,注明缺失原因或是责任人。通过文姨和公司财务人员的共同努力,公司的会计档案管理已符合企业内部控制的标准,完善了制度、设立了台帐、实现了“档案移交清册”及“档案分类定置管理”。
  会计档案管理台帐的建立,为及时了解档案室现存各类档案册数和总册数提供了很好的平台;分户台帐的设立,则使本市各分公司档案统一集中在总部管理,保证了档案的安全完整。另外,文姨通过设计模版,使会计档案的操作流程更加明晰,存放归属各就其位,使全公司会计档案管理工作上了一个新台阶。
  这些说起来都庞大的工程,文姨却做得非常认真、仔细,仿佛一座城池的每一砖每一瓦,都建设得井然有序。这也许不是仅靠专业知识就能实现的,而需要多一分耐心、多一分细心,更多一分奉献精神。
有心人,目录树,未来用
  不积小流无以成江海,不积跬步无以至千里,每一个人都应该在工作的过程中当一个有心人,对自己经手的档案及时装订、整理。
  也许有人要问,为什么要花那么大力气整理那些看似“过时”的资料呢?
  档案首先是公司具有保存价值的珍贵原始凭证,对它进行管理,可以达到提高效率、健全体系,为企业资产安全提供保障,达到“养兵千日,用兵一时”的效果。通过保存原始凭证,公司的事件具有可追溯性,有利于保护公司的合法权益。
  其次,把档案整理好,让查询的人能直观地从电子文档上看到位置少走弯路,仿佛一张企业信息的地图,给任何一个寻找资料的人指了一条便捷高效之路。
  记得有一次,因外部事务需要查找长圣公司的历史资料。但是,由于长圣公司已经注销,而参与事务处理的工作人员都没有经历过当年长圣公司的事件,手头上交接下来的资料翻了个遍也一无所获。
  正当众人一筹莫展之际,行政中心的档案管理员彭静仿佛一大救星般在建立好的目录树里一搜,“刷刷刷”,不用几分钟就通过目录在档案室里找到了当年相关的文件,一件重要的事情也因此有了非常大的进展。这也是我公司档案管理团队的成果之一——建立了档案查询目录树。
  再者,一直对产品质量严格要求的我们,也应该对档案——公司的后台进行严格管理,这也有助于树立我们品牌的良好形象。
  每个人在寻找东西的时候常常会暗下决心:下次,我一定要好好整理自己手头的文件。在办公自动化的今天,文档的整理依旧尤为重要。而档案管理是需要每一个人每一个部门积极配合的一项工作。每一个人都应当是一个有心人,从点滴做起,严格要求;每一个部门也应当指派一个责任人,作为衔接的纽带,不仅及时地收集重要的资料和工作经验,还要在遗漏或特殊情况发生时,及时立卷和归档,尽量减少文档的流失,保证公司有价值的文件资料得到沉淀和保存。那么,每到年底,每个部门就应该根据我公司《档案管理制度》严格执行,把档案装订整齐,也把清册和编号填写完整,以便所有档案都能及时、规范入库。
  其实,无论是公司的会计档案还是行政档案,抑或是各部门自己管理的档案,都是传承性很强的工作,涉及到一种体系的延续和精神的传递。超级航母的打造与运行都离不开螺丝钉,任何一个螺丝钉的生锈都可能造成庞大机器的停运和不尽的损失。而作为千万个螺丝钉中一员的档案管理,也应该有人将它“细心擦拭”、“仔细旋紧”,让航母能顺利起航。
  如果有时候,我们觉得档案管理工作做起来相当繁琐,想偷懒或者放弃,就去看看公司整齐、明亮的档案室吧——堆积如山的资料能被他人整理得如此规范,那么,我们手头上的一些资料,还不能做好吗?
 
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